Prezentowanie to sztuka
Dla większości z nas prezentowanie łączy się z… prezentacją. W rzeczywistości to sztuka i umiejętność zainteresowania słuchacza tematem.
Prezentowanie danych: trzy poziomy
POZIOM 1: Prezentowanie z użyciem zdań
- Kasia miała trzy gąski.
- W procesie galwanizacji nastąpiła spora galwanizacja gumy.
- Liczba braków w zeszłym tygodniu była mniejsza niż wcześniej.
Dla wielu managerów takie prezentowanie danych jest poziomem beletrystycznym (po angielsku: fiction). Z pewnością ma on jakąś wartość jednak aby uzyskać status użytecznej informacji konieczne jest zadanie kilku kolejnych pytań. A kto ma na to czas?
Zdarza się, że co w takiej sytuacji ktoś zapyta jeszcze o smoka lub czerwonego kapturka… a to nie sprawia, że nasze prezentowanie jest skuteczne. Można pozostać na tym poziomie ale po co, skoro jest jeszcze poziom 2 i 3.
POZIOM 2: Prezentowanie z wykorzystaniem tabeli danych
Takie prezentowania pozwala na znacznie więcej. Można np. pokazać kwartalny wyniki sprzedaży każdego z regionów, na jakim operuje nasza firma. Dodatkowo można pokazać średnią, medianę, wartość minimalną czy maksymalną.
Z takiego sposobu prezentowania danych płynie wiele wniosków a statystyki opisowe dają nam możliwość zorientowania się gdzie jesteśmy. Minusem jest to, że nie każdy umie szybko zbudować z dostarczonych danych np. histogram czy przebieg czasowy aby zorientować się jak rozkładają się dane, nie mówiąc już o porównywaniu wskazań dla dwóch lub trzech zbiorów.
Tabele są super jako uzupełnienie. Uzupełnienie czego? Tego, co jest na poziomie trzecim.
POZIOM 3: Prezentowanie wizualne
Najwyższy z poziomów to poziom wizualny. Dane przedstawione w postaci wykresu dają możliwość odkrywania ukrytych zależności oraz szybkiego porównywania. Pozwalają np. odpowiedzieć na pytanie czy istnieje jakiś trend lub prawidłowości.
Łatwo też porównać uzyskiwany wynik z celem, przez co ocena odchyłki jest łatwa.
Oczywiście nie zawsze mamy dane, aby zbudować wykres (nie każdy problem jest przecież ilościowy). Czasami wystarczy przedstawić obrazka lub zdjęcia związanego z tematem lub schemat blokowy. W ten sposób przekazywana treść zostanie w głowie naszego słuchacza znacznie dłużej.
Skuteczne prezentowanie czyli zasada Liczby-dane-fakty
Niestety jest tak że łatwo jest pomylić opinie z faktami. Jeżeli tak się stanie to powstają nieporozumienia lub kreowany jest skrzywiony obraz rzeczywistości. Skup się na faktach a nie opiniach lub przypuszczeniach. Jeżeli wahasz się czy coś powinno zostać pokazane – usuń to. Jeśli dla kogoś wyda się to istotne to i o tako to zapyta. Podawaj tylko sprawdzone informacje bazując na liczbach – danych – faktach.
Nie pozwól im zasnąć
Każdy problem (nawet tej teoretycznie “najcudniejszy”) można przedstawić w interesujący sposób. Kluczem do sukcesu jest utrzymanie wysokiego poziomu zainteresowania nie tylko przez prezentowanie ciekawych danych, przez odpowiedni storytelling.
Ludzki mózg skontrowany jest w ten sposób, że nasza świadoma część jest faktycznie zaangażowana tylko przez krótki czas. Jeżeli pojawia się coś, co już znamy, to przełączamy się na “autopilota” wyłączając skupienie. Dlatego też tak istotne jest:
- Budowanie analogii oraz odnoszenie się do doświadczeń słuchaczy
- Umieszczanie elementów zaskoczenia i ciekawostek
- Dynamika prezentowania
A stres? Pamiętaj że jak już ktoś przyszedł na Twoje spotkanie na na pewno nie życzy Ci źle. Wszak powierzył Ci godzinę lub dwie swojego życia i ma nadzieję że nie będzie to czas stracony.
Powodzenia!
Zobacz również: Najważniejsze zasady prowadzenia spotkań
