Prezentowanie i jego podstawowe zasady
Niewłaściwe prezentowanie może zabić spotkanie
Jeśli interesuje Cię skuteczne prezentowanie i jego zasady to dobrze trafiłeś. Na początek pytanie:
Czy w swoim życiu choć raz nie uczestniczyłeś w spotkaniu, podczas którego prezentowane przez prowadzącego materiały zamiast wciągnąć Cię bez reszty wywoływały senność i znużenie? Ja tak. Przewlekła prezentacja z tabelkami ciągnęła się w nieskończoność a liczne komórki z wartościami nie wnosiły nic poza pytaniem: czego mam szukać i co chciał autor przez to powiedzieć? I te długie zdania ciągnące się na pół slajdu, które sprawiają, że nie wiesz czy masz słuchać prowadzącego czy czytać!
Jak się przed tym ustrzec? I to właśnie prezentowanie i jego podstawowe zasady będzie przedmiotem tego wpisu.
Skuteczne prezentowanie czyli 3 najważniejsze zasady
To zrobić by zrobić to dobrze? Podczas przygotowywania się do wystąpienia zastosuj trzy zasady:
– Prezentacja jest elementem pomocniczym
– Jeden obraz wart jest 10 000 słów
– Liczby-dane-fakty
Gdy ktoś przychodzi na spotkanie to powierza Ci swój czas. Wierzy że to, co zaraz się stanie będzie miało jakiś wkład w jego życie (zawodowe, społeczne lub prywatne). Oczekuje więc że na temat a sama forma (prezentowanie) będzie atrakcyjne. Zróbmy więc wszystko by tak było. Przyjrzyjmy się więc wyżej wymienionym zasadom.
Prezentowanie: zasada nr 1
PREZENTACJA TO ELEMENT POMOCNICZNY
Zacznijmy od najważniejszego, czyli odpowiedzi na pytanie: po co mi właściwie ta prezentacja? Steve Jobes twierdził, że jeżeli ktoś zna się na temacie to we o czym ma mówić i nie potrzebuje prezentacji.
Jeżeli odniesiemy się do tej zasady prezentowania poważnie, to może się okazać, że nie musimy tracić czasu na żmudne przygotowywanie materiałów :).
Jednak złożoność tematów jak i różnorodność naszego audytorium sprawia, że prezentacje zagościły w naszym życiu na dobre. Kiedy umawiamy jakiś skomplikowany przypadek techniczny prezentowanie bez pokazania chociażby zdjęcia może być trudne.
Bazując na sensorycznych modelach typów ucznia dzielimy się na wzrokowców, słuchowców i kinestetyków.
Wymienione trzy typy mówią o tym w jakich warunkach zapamiętuje się nam najlepiej. Słuchowiec woli słuchać niż czytać, wzrokowiec wchłania wiedzę oczami a kinestetyk? Uczy się poprzez działanie. Znając nasze audytorium musimy tak przygotować nasze wystąpienie aby każda z tych grup zapamiętała to, co chcemy im przekazać.
– Do słuchowca trafią przede wszystkim nasze słowa.
– Do wzrokowca: obrazy, diagramy, mapy.
– Kinestetyk zapamięta przede wszystkim to, czego dotknął, wykonał, doświadczył.
Prezentowanie: zasada nr 2
1 OBRAZ WART JEST 10 000 SŁÓW
Często można się spotkać z sytuacją gdy na wyświetlanym slajdzie znajduje się cała masa tekstu. Być może jest to przydatne gdy przeglądamy materiały w domu po spotkaniu. Jednak wyświetlenie tak przygotowanej informacji podczas prezentacji może być torturą. Rozprasza jedynie uwagę odbiorców, którzy zamiast nas słuchać zaczynają czytać. Zamiast tego lepiej wykorzystać:
– Zdjęcie odnoszące się do omawianego tematu.
– Wykres przedstawiający najważniejsze dane.
– Schemat ideowy lub diagram.
Alternatywą dla zdań są też punktury. Większość ludzi (z racji oszczędności energii) nie czyta lecz skanuje. Przedstawienie najważniejszych kwestii w punktach sprawi, że nasza prezentacja będzie przejrzysta i jasna. Dodatkowo tym samym, jako prezentującym, będzie znacznie łatwiej się odnaleźć podczas prezentowania. Stosowanie tej zasady to jedna z najważniejszych kwestii. Dzięki temu nawet dla Ciebie jako prowadzącego prezentowanie będzie łatwiejsze.
Prezentowanie: zasada nr 3
TYLKO FAKTY
To, jak postrzegamy świat często jest dalekie od tego jakim on jest. Weźmy na przykład taką butelkę z piwem, której linia poziomu płynu rysuje się gdzieś w połowie. Jeden powie że butelka jest do połowy pełna. Druga osoba zaś że raczej do połowy pusta. Być może taki opis będzie w kontekście osobowości lub podejścia do życia danej osoby, jednak trudno rozstrzygnąć kto ma rację. A gdyby powiedzieć że w butelce znajduje się ~250ml płynu? Wtedy pierwszym dwóm stwierdzeniom byłoby bliżej do opinii, zaś trzecie miałoby znamiona faktu.
Opinie i fakty często nam się zlewają. W Internecie można znaleźć wiele “ciekawych” informacji. Przykład? Np. że Ziemia jest płaska! Dlatego:
– Sprawdzaj źródła.
– Korzystaj tylko z tych wiarygodnych
– Jeżeli nie da się zweryfikować informacji: nie korzystaj z niej!
Magiczne 7 minut
UWAGA NIE JEST NAM DANA RAZ NA ZAWSZE
Trzy wymienione wcześniej zasady to swoiste abecadło, które sprawia, że prezentowanie jest skuteczne.
Jak widzimy prezentacja jest tylko jednym z elementów naszego wystąpienia, które zwykle z powodu ograniczonych zasobów czasowych naszych słuchaczy, może mieć skończoną długość. Dodatkowym problemem jest to, że (jak wspomina w swojej książce „O sztuce wystąpień publicznych” Maciej Orłoś) uwagę widza jesteśmy w stanie skutecznie przykuć na jakieś 7 minut. Po tym czasie następuje rozproszenie. Dlatego też nasze wystąpienie musi być płynne i skuteczne. Po krótce ma to wyglądać tak:
-Wstęp: powiedz o czym będziesz mówił
-Rozwinięcie: po wiedz to, o czym chciałeś powiedzieć
-Zakończenie: powiedz o czym mówiłeś.
Jak prowadzić samo wystąpienie?
Pamiętaj że jak już ktoś przyszedł to wierzy, że będzie ciekawie. Ludzie nie życzą Ci źle. Dlatego też trzeba wyluzować. Wiem że to nie takie proste. Stres może sprawić że pojawią się potknięcia i “niepożądane przerwy w wypowiedzi”. Dlatego też warto dobrze przećwiczyć wstęp. Nauczyć się tych kilku zdań na pamięć. Doświadczenie pokazuje że jak już przekroczymy ten magiczny próg startu jesteśmy w stanie doprowadzić nawet najbardziej stresujące wystąpienie do końca. Warto również zrobić są tzw. DRY RUN. Czyli przećwiczyć całość w zaciszu gabinetu lub pokoju.
Na koniec kilka ważnych kwestii, o których musisz pamiętać w trakcie wystąpienia:
- Nie przekraczaj czasu wystąpienia
- Zostaw trochę przestrzeni na pytania
- Nie czytaj!
Powodzenia.
Jeżeli interesujesz się wystąpieniami publicznymi to zapoznaj się również z artykułem “Trzy poziomy prezentowania danych”
