Prezentowanie danych: nie takie proste jak się wydaje

W teorii sprawa prezentowania informacji jest prosta: trzeba wywyłaś spotkanie, powiedzieć o najważniejszych sprawach a na końcu, już po, przygotować notatkę. To tyle suchej teorii.

W praktyce często pojawia się sporo pytań... i jakieś nasze wewnętrzne poczucie że przecież "wszystko zostało powiedziane... czego tu nie rozumieć? Ale mi się słuchacze trafili!".

Otóż w praktyce, jeżeli ktoś nie zrozumiał prezentowanych danych to jedynym winnym jest... prezentujący. Przekaz zawsze musi być przystosowany do odbiorcy. 

A najlepiej uprościć wszystko tak bardzo, jak tyko się da (ale nie bardziej). Istnieje 3 poziomy prezentowania danych. Poznamy je poniżej. 

Trzy poziomy prezentowania danych

POZIOM 1: Przekazywanie danych i informacji w zdaniach

Zagubiony czerwony kapturek

Dla wielu managerów ten poziom prezentowania danych jest poziomem beletrystycznym (po angielsku: fiction). Z pewnością ma on jakąś wartość jednak aby uzyskać status użytecznej informacji konieczne jest zadanie kilku kolejnych pytań. A kto ma na to czas?

 

Zdarza się, że co w takiej sytuacji ktoś zapyta jeszcze o smoka lub czerwonego kapturka… to nie pomaga w prezentowaniu. Można pozostać na tym poziomie ale po co, skoro jest jeszcze poziom 2 i 3. 

POZIOM 2: Tabelka z danymi na slajdzie.

Na tym poziomie możemy zaprezentować znacznie więcej. Można np. pokazać kwartalny wyniki sprzedaży każdego z regionów, na jakim operuje nasza firma. Dodatkowo można pokazać średnią, medianę, wartość minimalną czy maksymalną.

Z takiego sposobu prezentowania danych płynie wiele wniosków a statystyki opisowe dają nam możliwość zorientowania się gdzie jesteśmy. Minusem jest to, że nie każdy umie szybko zbudować z dostarczonych danych np. histogram czy przebieg czasowy aby zorientować się jak rozkładają się dane, nie mówiąc już o porównywaniu wskazań dla dwóch lub trzech zbiorów.  

Tabele są super jako uzupełnienie. Uzupełnienie czego? Tego, co jest na poziomie trzecim.

POZIOM 3: Wykres lub obrazek

Najwyższy z poziomów to poziom wizualny. Dane przedstawione w postaci wykresu dają możliwość odkrywania ukrytych zależności oraz szybkiego porównywania. Pozwalają np. odpowiedzieć na pytanie czy istnieje jakiś trend lub prawidłowości. 

Łatwo też porównać uzyskiwany wynik z celem, przez co ocena odchyłki jest łatwa.

Oczywiście nie zawsze mamy dane, aby zbudować wykres (nie każdy problem jest przecież ilościowy). Czasami wystarczy przedstawić obrazka lub zdjęcia związanego z tematem lub schemat blokowy. W ten sposób przekazywana treść zostanie w głowie naszego słuchacza znacznie dłużej. 

Liczby-dane-fakty

Niestety jest tak że łatwo jest pomylić opinie z faktami. Jeżeli tak się stanie to powstają nieporozumienia lub kreowany jest skrzywiony obraz rzeczywistości. Skup się na faktach a nie opiniach lub przypuszczeniach. Jeżeli wahasz się czy coś powinno zostać pokazane – usuń to. Jeśli dla kogoś wyda się to istotne to i o tako to zapyta. Podawaj tylko sprawdzone informacje bazując na liczbach – danych – faktach.  

Nie pozwól im zasnąć

Każdy problem (nawet tej teoretycznie „najcudniejszy”) można przedstawić w interesujący sposób. Kluczem do sukcesu jest utrzymanie wysokiego poziomu zainteresowania nie tylko prezentowanymi danymi, ale całym spotkaniem. 

Ludzki mózg skontrowany jest w ten sposób, że nasza świadoma część jest faktycznie zaangażowana tylko przez krótki czas. Jeżeli pojawia się coś, co już znamy, to przełączamy się na „autopilota” wyłączając skupienie. Dlatego też tak istotne jest:

A stres? Pamiętaj że jak już ktoś przyszedł na Twoje spotkanie na na pewno nie życzy Ci źle. Wszak powierzył Ci godzinę lub dwie swojego życia i ma nadzieję że nie będzie to czas stracony.

Powodzenia!