Jak prezentować aby zainteresować słuchaczy?

Niewłaściwe prezentowanie może zabić spotkanie

Czy w swoim życiu choć raz nie uczestniczyłeś w spotkaniu, podczas którego prezentowane przez prowadzącego materiały zamiast wciągnąć Cię bez reszty wywoływały senność i znużenie? Ja tak. Przewlekła prezentacja z tabelkami ciągnęła się w nieskończoność a liczne komórki z wartościami nie wnosiły nic poza pytaniem: czego mam szukać i co chciał autor przez to powiedzieć? I te długie zdania ciągnące się na pół slajdu które sprawiają, że nie wiesz czy masz słuchać prowadzącego czy czytać? 

Jak się przed tym ustrzec? 

Złe prezentowanie

Podstawowe zasady

To zrobić by zrobić to dobrze? Należy pamiętać o 3 prostych zasadach:

– Prezentacja jest elementem pomocniczym

– Jeden obraz wart jest 10 000 słów

– Liczby-dane-fakty

Gdy ktoś przychodzi na spotkanie to powierza Ci swój czas. Wierzy że to, co zaraz się stanie będzie miało jakiś wkład w jego życie (zawodowe, społeczne lub prywatne). Oczekuje więc że będzie interesująco o na temat. Zróbmy więc wszystko by tak było. Przyjrzyjmy się więc wyżej wymienionym zasadom. 

Po pierwsze

PREZENTACJA DO ELEMENT POMOCNICZNY

Zacznijmy od najważniejszego, czyli odpowiedzi na pytanie: po co mi właściwie ta prezentacja? Steve Jobes twierdził, że jeżeli ktoś zna się na temacie to we o czym ma mówić i nie potrzebuje prezentacji. Jednak złożoność tematów jak i różnorodność naszego audytorium sprawia że prezentacje zagościły w naszym życiu na dobre. Wszak bazując na sensorycznych modelach typu ucznia dzielimy się na wzrokowców, słuchowców i kinestetyków.

Wymienione trzy typy mówią o tym w jakich warunkach zapamiętuje się nam najlepiej. Słuchowiec woli słuchać niż czytać, wzrokowiec wchłania wiedzę oczami a kinestetyk? Uczy się poprzez działanie. Znając nasze audytorium musimy tak przygotować nasze wystąpienie aby każda z tych grup zapamiętała to, co chcemy im przekazać.

– Do słuchowca trafią przede wszystkim nasze słowa.
– Do wzrokowca: obrazy, diagramy, mapy.
– Kinestetyk zapamięta przede wszystkim to, czego dotknął, wykonał, doświadczył.

Po drugie

Prezentacja - zły przykład
Prezentacja - dobry przykład

1 OBRAZ WART JESET 10 000 SŁÓW

Często można się spotkać z sytuacją gdy na wyświetlanym slajdzie znajduje się cała masa tekstu. Być może jest to przydatne gdy przeglądamy materiały w domu po spotkaniu. Jednak wyświetlenie tak przygotowanej informacji podczas prezentacji może być torturą. Rozprasza jedynie uwagę odbiorców, którzy zamiast nas słuchać zaczynają czytać. Zamiast tego lepiej wykorzystać:

– Zdjęcie odnoszące się do omawianego tematu.

– Wykres przedstawiający najważniejsze dane.

– Schemat ideowy lub diagram.

Alternatywą dla zdań są też punktury. Większość ludzi (z racji oszczędności energii) nie czyta lecz skanuje. Przedstawienie najważniejszych kwestii w punktach sprawi, że nasza prezentacja będzie przejrzysta i jasna. Dodatkowo tam samym, jako prezentującym, będzie znacznie łatwiej się odnaleźć podczas prezentowania. 

Po trzecie

TYLKO FAKTY

To, jak postrzegamy świat często jest dalekie od tego jakim on jest. Weźmy na przykład taką butelkę z piwem, której linia poziomu płynu rysuje się gdzieś w połowie. Jeden powie że butelka jest do połowy pełna. Druga osoba zaś że raczej do połowy pusta. Być może taki opis będzie w kontekście osobowości lub podejścia do życia danej osoby, jednak trudno rozstrzygnąć kto ma rację. A gdyby powiedzieć że w butelce znajduje się ~250ml płynu? Wtedy pierwszym dwóm stwierdzeniom byłoby bliżej do opinii, zaś trzecie miałoby znamiona faktu. 

Przestań opowiadać bajki

Opinie i fakty często nam się zlewają. W Internecie można znaleźć wiele „ciekawych” informacji. Przykład? Np. że Ziemia jest płaska! Dlatego:

– Sprawdzaj źródła.

– Korzystaj tylko z tych wiarygodnych

– Jeżeli nie da się zweryfikować informacji: nie korzystaj z niej!

Magiczne 7 minut

UWAGA NIE JEST NAM DANA RAZ NA ZAWSZE

Jak widzimy prezentacja jest tylko jednym z elementów naszego wystąpienia, które zwykle z powodu ograniczonych zasobów czasowych naszych słuchaczy, może mieć skończoną długość. Dodatkowym problemem jest to, że (jak wspomina w swojej książce „O sztuce wystąpień publicznych” Maciej Orłoś) uwagę widza jesteśmy w stanie skutecznie przykuć na jakieś 7 minut. Po tym czasie następuje rozproszenie. Dlatego też nasze wystąpienie musi być płynne i skuteczne. Po krótce ma to wyglądać tak: 

-Wstęp: powiedz o czym będziesz mówił

-Rozwinięcie: po wiedz to, o czym chciałeś powiedzieć

-Zakończenie: powiedz o czym mówiłeś.

Jak prowadzić samo wystąpienie?

Pamiętaj że jak już ktoś przyszedł to wierzy, że będzie ciekawie. Ludzie nie życzą Ci źle. Dlatego też trzeba wyluzować. Wiem że to nie takie proste. Stres może sprawić że pojawią się potknięcia i „niepożądane przerwy w wypowiedzi”. Dlatego też warto dobrze przećwiczyć wstęp. Nauczyć się tych kilku zdań na pamięć. Doświadczenie pokazuje że jak już przekroczymy ten magiczny próg startu jesteśmy w stanie doprowadzić nawet najbardziej stresujące wystąpienie do końca. Warto również zrobić są tzw. DRY RUN. Czyli przećwiczyć całość w zaciszu gabinetu lub pokoju. 

Na koniec kilka ważnych kwestii, o których musisz pamiętać w trakcie wystąpienia:

Powodzenia.

Jeżeli interesujesz się wystąpieniami publicznymi to zapoznaj się również z artykułem „Trzy poziomy prezentowania danych”